これ、結構浸透してるのかな?と思っていたのですが、確かに浸透してないような出来事が最近何度かありました。
当たり前と思っていたのですが、そうでもなさそうですし、今更誰かに尋ねるのもちょっと・・・という感じがしないでもないので、ちょっとまとめてみます。

メールソフトのメール作成画面、「From」と「To」以外に「Cc」というメールアドレスを入力する欄が表示されていることがあります。もしくは何かのボタンをクリックすると「Cc」という欄が表示されます。また、中には最初から「Bcc」が表示されているメールソフトもあります。
この「To」「Cc」「Bcc」、明確な違いがあります。
「To」に記述するメールアドレス、一人に送る場合はもちろんこの「To」欄にメールアドレスを入力して送信します。
「To」と「Cc」を併用する場合、「To」にはそのメールの内容について何かしら求められている人を入力します。メールに対する返信、内容を実行する人・・・何らかのアクションが必要となる人や中心人物を「To」に入力します。
「Cc」はそのメールの内容を共有しておいて欲しい人を記述します。何のリアクションも求めてない、ただ情報を共有しておいて欲しい人を「Cc」へ入力します。
最後に「Bcc」です。ここに指定されたメールアドレスの人へメールが送信されたことは「To」や「Cc」に記述されたメールアドレスの人は知りません。
つまり、不特定多数にメールを送信する際、全員がそれぞれのメールアドレスを共有していない場合に「Bcc」に記述してメールを送信します。それぞれの個人情報と言えるメールアドレスを保護するため、と言えます。
もちろん、送信するメールの内容を知っておいて欲しいけど、その人にメールを送ったことを「To」「Cc」の人に知られたくない場合にも使います。

To:
メール(の内容)に対して何らかのリアクションを求める人
Cc:
メールに対してリアクションは求めないが、情報は共有しておいて欲しい人
Bcc:
メールが送られていることをToやCcの相手には知られたくないけど、メールを共有しておいて欲しい人。
不特定多数にメールを送信する際、それぞれのメールアドレスを共有していない場合、全員のメールアドレスをここに指定し、Toには自分のメールアドレスを指定する

インターネットの発達によって様々な連絡方法が取られるようになっていますが、ビジネスの基本はやはりメールではないかと思います。
ここらで改めてメールのマナーをしっかりしておくことも大切ではないかと思います。
他にもこういう「当たり前と思っているけど、意外と浸透してない。でも知っておいた方がいいこと」は取り上げていきたいと思ってます。
元記事/関連記事:

誰も教えてくれなかった ビジネスメールの書き方、送り方 (スーパー・ラーニング 6)

誰も教えてくれなかった ビジネスメールの書き方、送り方 (スーパー・ラーニング 6)

平野 友朗
2,640円(07/16 13:13時点)
発売日: 2008/11/14
Amazonの情報を掲載しています

返事を書く

Please enter your comment!
Please enter your name here

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください